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如何写好一份投标书?

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发表于 2022-4-22 16:43:47 | 显示全部楼层 |阅读模式
项目经理是全才,往往需要参与售前工作,争取新项目,写投标书是一个必备技能。争取到新的项目,为公司带来合同收入,大家愿意跟着这样的项目经理干活。怎样写好投标书呢?
最好的办法是招标书都是项目经理来写的,那么,这个项目拿下的概率就八九不离十了。一般来说,客户想要发起一个项目的时候,是需要接触一些合作方的,通过合作方来了解这个项目的一些大致情况,大概的预算、要做哪些事(项目建设内容)、技术上是否可行(技术方案)等等,客户通过接触合作方,心中基本上知道了行业内的做法、最佳实践,他向领导申请立项,心里就有底了。领导同意后,就要准备书写招标书,投标书中的技术要求章节,一般会选择比较中意的合作方来帮助书写,招标书的其他章节,也可能交给合作方来书写。这时,项目经理就得结合技术专家,书写技术要求、评标标准等内容了。技术要求不能有明确的指向性,但可以有一定的技术优势偏向。因为项目经理此时要写的内容,就是要体现出自己方的技术优势,等投标时能够取得更高的分值。例如:你所在公司有成熟的工作流产品,那么就可以把工作流的技术要求写得功能点多一些,功能难度高一些,从而让一些对工作流不熟悉的厂商望而却步。除了技术要求,在公司资质要求、项目经理要求、项目案例等方面,也需要根据自身公司的情况,相应的有所侧重,提高门槛。这样一份招标书下来,项目经理写相应的投标书,就容易得多了,但还是不能掉以轻心,pmthink.cn继续分享写投标书的注意事项。
写标书最重要的一点,标书中的评分标准中的内容,必须在标书中明确写出来,所使用的的术语完全一致,在最明显的地方体现出来,让评标专家一翻标书,就能很快找到,就能给标书打分。例如,评分标准中要求具备数据管理方案,那么,在标书的一个章节中,应该有明确的数据管理方案这几个字,而不应该改用类似总体设计->数据管理设计,这样的用语,虽然写标书的人知道数据管理设计,就是数据管理方案,但是,评标的专家可能不知道,专家不一定是技术专家,专家在评标的时候,就容易按照字面上的文字去查找相关的内容,如果找不到,或者不容易找到,专家是无法在规定的时间内完成打分的,只能给个中间分或者低点的分了。写标书的项目经理,一定要换位思考,换位成评标专家,想象成在一个屋子里,一下午要评好几个标,屋子的空调还坏了,专家是什么样的心情和想法,就知道标书应该怎样写了。
写标书的第一步,拿到标书,仔细阅读几遍,把标书中的不清楚的条款都标出来,然后针对性的再进行分析。认真核对标书对公司资质的要求、对项目经理的要求、评分标准、投标保证金、开标事宜、招标费用、项目范围、软硬件要求等内容,评估自己所在公司是否具备投标资格以及竞争优势。对于招标书中要求的投标文件递交方式、投标文件格式,都按照招标书中的要求准备,不要搞太创新的方式,往往适得其反。
技术方案书写时,注意在项目理解上多下功夫,把对项目建设的重点和难点写清楚,让招标方看到一个深入理解的观点,切实认真考虑了这个项目,让招标方觉得这个投标方还算靠谱。在系统架构方面,体现出技术的先进性,运用主流的框架,不要使用多年前老掉牙的框架,客户领导多多少少都会听到过“大数据”、“物联网”、“微服务”、“云原生”、“人工智能”等等,如果投标方的架构里,还是传统的SOA,可能就有点low了。在系统的功能设计方面,需要将功能点描述清楚,然后,一定要附加一张页面原型图,这个图最好是真实一些,和这个项目的匹配度高一些,甚至让美工专门PS一下或者设计一下,成为就是为这个项目而设计的界面,里面的业务元素,也是这个项目的,这样客户的项目负责人一看,心里会多一份认同感,技术方案的分数自然会高一些。对于技术要求中的特定要求,一定要积极响应,重点描述。因为这些要求,是客户懂的地方,是客户关心的内容,不然也不会特殊要求。举个简单的例子:要求支持Windows XP操作系统,那么,说明系统的用户电脑的配置,可能很低,这就是现状,系统的设计必须得基于现状。在投标的技术方案中,写清楚支持XP,用不占用内存的某种技术,来支持XP,使系统灵活部署,高效运行。这样就容易得到客户的认可。总之,技术方案要体现出架构合理、先进、可行,对于每个响应点,均明确做出响应,写在偏离表中,或者偏离表中写正偏离或负偏离的响应点,好多标书默认需要都响应,没有响应或超出响应的内容,才体现在偏离表中。
商务标方面,一定要注意价格,不只注意价格的多少,还要注意价格的前后对应一致,总价与分项价格的统一。在一次招投标中,本来招标方很中意的一个投标方,因为价格不一致,被废标了!不管是销售人员的问题,还是项目经理的问题,这种低级错误,都不应该犯。商务标中,报价是门艺术,也有运气成分,现在很多招标已经不是最低价中标了,而是取一个平均值,所以,报价还需要真实评估自身的成本及优势,以及可能出现的竞争对手的可能报价,还需要结合项目本身的特点,甲方的特点,来综合考虑进行报价。
在标书的密封方面,也必须按照招标书的要求制作,不然很容易废标。辛辛苦苦写的标书,还没开标就被废标了,那种感觉真的是泄了气的气球,由信心满满直接变为垂头丧气,所以,项目经理还不能只注意标书方案本身,它的里里外外、任何细节,都需要关注,太过依赖销售人员也不行,好多销售人员并不是很胜任投标工作,或者工作不细心,直接导致废标,半个月甚至几个月的准备,都功亏一篑。
还有一点要特别注意,有一些项目建设需要甲方提供的基础设施或必备的内容,比如:服务器、或者中间件、短信平台等,需要在标书方案中明确提出来,不然甲方以为投标方来提供,后期投标方会陷入困境,基本上没有利润了,项目白做了。投标时提出来,能够避免这一悲剧的发生。就算将来真起分歧,投标方也是有理有据,不至于太被动。
总之,招投标是个比较麻烦的事情,无论是招标方还是投标方,但这是合规的要求,必须得走这样的程序,项目经理多掌握一些投标的经验,有助于多拿下一些项目。基本上,漫无目的的去投标,成功概率能有十分之一就不错了。还是平时多维护客户关系,在项目前期就介入,成为帮助客户写招标书的人,后面的事情就容易水到渠成了。


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